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5 etapas para aumentar a produtividade de um consultório médico

19/12/2016
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Sem um bom planejamento, o acúmulo das tarefas diárias pode causar a queda de produtividade de um consultório médico, além de afetar a qualidade do atendimento.

Para evitar que isso aconteça, selecionamos algumas dicas que te ajudar a melhorar a produtividade e conquistar mais pacientes.

1- Organize o ambiente físico do consultório

É mais difícil trabalhar de maneira produtiva em um local desorganizado, por isso é muito importante iniciar pelos ambientes físicos, como a sala de espera e a sala de atendimento.

Providencie armários para guardar todos os papéis e materiais de escritório. Para ajudar na organização utilize etiquetas de identificação nas gavetas e prateleiras.

Utilize um armário separado na sala de atendimento para os livros, protocolos e guias, para facilitar o acesso a dados clínicos. Deixe na mesa apenas os materiais que você utiliza durante as consultas, como carimbo, receituários e guias de exames.

Organize os equipamentos médicos num local de fácil acesso de acordo com a sua função. E separe uma sala ou armário apenas para armazenar os prontuários, laudos e outros documentos clínicos dos pacientes.

 

2- Planeje a rotina do consultório

Além de um ambiente organizado, planejar a rotina de trabalho e a organização dos médicos e funcionários influencia muito a produtividade de um consultório.

Mesmo com o dia a dia agitado de um clínica médica é possível manter uma rotina de atividades básicas. Para isso é preciso identificar todos os processos básicos e tempo necessário pra executar cada um.

Isso fará com que cada funcionário saiba o que deve ser feito no dia, evitando que algumas tarefas não sejam cumpridas ou realizadas mais de uma vez.

 

3- Otimize os processos

Independentemente do tamanho, otimizar os processos é indispensável para aumentar a produtividade de um consultório. Confira um passo a passo de como fazer isso:

Mapeie as atividades rotineiras

O primeiro passo é identificar todos os processos envolvidos na rotina de sua clínica médica ou consultório, desde a autorização de um exame até o arquivamento do prontuário.

Anote como, quanto tempo e quais os profissionais evolvidos em cada processo, para poder identificar possíveis gargalos e fazer melhorias.

Descarte processos desnecessários

O segundo passo é eliminar todos os processos desnecessários ao funcionamento do consultório. Eles ocupam boa parte do tempo dos funcionários e atrasam as tarefas mais importantes.

Aumente a eficiência dos processos fundamentais

O terceiro passo é otimizar os processos indispensáveis para o funcionamento do consultório, como agendamento de consultas, pagamento de contas e atendimento aos pacientes.

A melhor forma de fazer isso é automatizar as atividades básicas. Com isso você garante maior qualidade e agilidade na execução, além de reduzir os custos.

 

4- Implemente uma gestão eficiente dos agendamentos

A rotina de uma clínica é muito agitada, tendo em vista a quantidade de consultas e exames marcados, além dos problemas de saúde específicos de cada paciente.

Para evitar que a desorganização e os atrasos se tornem frequentes, é indispensável que você implemente uma gestão eficiente dos agendamento. Veja algumas dicas:

Faça um planejamento da sua agenda

Ter um planejamento da agenda diminui o tempo de espera, evita atrasos e garante uma rotina mais tranquila para todos. Para isso é importante considerar toda a rotina de processos e categorizar as atividades por prioridade.

Padronize o tempo das consultas

Padronizar o tempo de consulta é um ponto muito importante na manutenção eficiente dos agendamentos. É preciso conhecer a duração média de cada tipo de consulta, como a primeira consulta, retornos ou com procedimentos específicos.

Defina o número de atendimentos diários

Por maior que seja a demanda de consultas, é impossível que o médico atenda um número muito grande de pacientes sem cair qualidade do atendimento. Por isso é fundamental definir o número máximo de atendimentos para cada médico.

Tenha um intervalo entre as consultas

Ter um intervalo entre as consultas é fundamental para manter a qualidade do atendimento, pois o médico consegue se preparar para a próxima consulta, acessando o prontuário e analisando a condição clínica de cada paciente, além de repor os materiais usados na consulta anterior.

Esse intervalo também serve como margem de segurança nos casos de consultas que demoram um pouco mais.

Separe pausas de descanso

Nenhum profissional consegue trabalhar bem sem descansar. Por isso, estabeleça horários para almoço, café e pequenas pausas para não prejudicar o raciocínio clínico.

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5- Use a tecnologia a seu favor

Com a tecnologia disponível hoje em dia, se tornou ultrapassado utilizar prontuário e prescrição de papel, cadastro manual de pacientes e usar o telefone para agendamento e confirmação das consultas.

Atualmente, existem muitos sistemas e aplicativos com funcionalidades específicas para ajudar na produtividade de um consultório. Confira alguns desses recursos e suas vantagens:

Emissão de laudos online

Permitem que o médico ou o paciente acessem os resultados dos exames pelo computador, dispensando o deslocamento e gastos com impressão.

Prontuário eletrônico

Diminuem os gastos com papel e aumentam a segurança para o paciente ao reduzir erros decorrentes de letras ilegíveis. Além da vantagem de armazenar todos os dados clínicos do paciente em um mesmo local.

Prescrição eletrônica

Além de diminuir os problemas relacionados às letras ilegíveis, garante que o paciente receba o medicamento e tratamento mais adequado à sua condição clínica.

Agendamento de consultas online

Cada vez mais clínicas adotam o agendamento online de consultas, diminuindo as ligações telefônicas e verificação manual da agenda dos médicos.

Um dos melhores sistemas para isso é o Calendrier. Com ele o paciente tem acesso à agenda de cada médico e pode escolher o melhor horário. Além disso o sistema envia um SMS confirmação o agendamento, sem a necessidade de ligar para o paciente.

Conclusão

Está claro a produtividade de um consultório médico depende de uma boa organização do negócio de forma geral.

Nisso a tecnologia pode ser uma grande aliada, automatizando a rotina e garantindo mais agilidade no dia a dia das clínicas.

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