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Reuniões: um mal necessário?

27/10/2016
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Em tempos de produtividade, mobilidade e home Office, cada vez que se ouve a palavra reunião um calafrio parece percorrer a todos. Este instrumento tem sido tão mal utilizado que muitos o consideram inútil, associando reuniões à perda de tempo e tédio, por exemplo. Isso quer dizer que as reuniões estão fadadas à extinção?

Acreditamos que não. Mas para poder oferecer soluções, é melhor antes vermos quais são os principais problemas associados à reuniões:

  • Desperdício de tempo e dinheiro;
  • Desvio do foco de tarefas realmente importantes, atrapalhando seu andamento e retardando resultados;
  • Espaço para quem gosta de falar, aparecer ou questionar tudo;
  • Momento para politicagem e conchavos em geral.

Nenhuma das reclamações acima é falsa. Portanto, temos que ter em mente que reuniões devem ser momentos importantes e, quando bem utilizadas, trazem benefícios para todos o que participam dela. Comunicação, brainstorms e debates são alguns dos casos que fluem muito melhor em uma conversa presencial.

reuniões

Fazer então com que uma reunião cumpra seus objetivos fica muito mais fácil quando seguimos alguns passos básicos.

Tenha o assunto previamente definido

É preciso ter claro o motivo de uma reunião para todos os envolvidos nela. Isso mantém as pessoas atentas, evita desvios durante as discussões e agiliza o debate.

 

Chame as pessoas certas

Se o assunto não tem absolutamente nada a ver com uma pessoa ou departamento, para que chamá-los? Vocês estão se reunindo para resolver algo e não para massagear egos.

 

Marque dia, horário e duração com antecedência

Isso permite que todos se programem para comparecer e evita desfalques importantes em cima da hora porque alguém não sabia. E cumpra os horários e duração combinados, fazendo com que todos foquem ali e não se aborreçam com reuniões intermináveis.

 

Tenha um coordenador e um secretário

O coordenador é o responsável por manter a reunião dentro dos objetivos previamente acertados e o secretário é aquele que vai documentar o que foi dito e decidido. Ter estas pessoas definidas antes da reunião evita que alguém espere que outro faça isso e no final ou temos muitos coordenadores ou ninguém documenta a reunião.

reuniões

Faça uma pauta

Se todos souberem antecipadamente o que será discutido em uma reunião, já podem formular ideias para a discussão e poupar o tempo de apresentar a todos o porquê de estarem ali.

 

Tenha uma ata

Quando acaba, uma reunião deve ter uma ata que será distribuída a todos os participantes. Isso evita desencontro de informações e facilita a divisão de responsabilidades. E guarde estas atas em um local onde podem ser consultada de tempos em tempos.

 

Agora é analisar e real necessidade de uma reunião e, quando realizá-la, fazer com que seja o mais objetiva possível. E, com o Calendrier, você consegue ter organizados todos os compromissos com colaboradores e clientes, aproveitando melhor seus horários e trabalhando de maneira produtiva.

 

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